Qu’est-ce qu’une date butoir ?

Sur le catalogue et sur nos fiches internet vous avez l’habitude de lire :
date butoir le JJ/MM/2018.

Pourquoi cette date ?
C’est la date limite de l’envoi de votre dossier à l’ASMA par courrier, le cachet de la poste faisant foi.  Par courriel c’est avant minuit.

Pourquoi des dates butoirs ? Parce que ça marque la fin de réception des demandes d’inscription des activités proposées dans le catalogue et parce que cela laisse 1 semaine pour préparer la commission (inscription, tri par secteur, par prestataire…)

Le jour de la commission :
– priorité aux agents qui n’ont pas bénéficié de la même prestation pendant les années précédentes
– priorité aux QF les moins élevés

Sélection des dossiers :
Fin de la commission : envoi en priorité des refus par la personne en charge de votre dossier de manière à ce que vous puissiez voir pour une autre proposition vers nos sites ou vers l’extérieur.

Confirmation de votre acceptation : les arrhes sont encaissées mais vous ne recevrez pas de confirmation d’encaissement du chèque d’arrhes. Vous recevrez par la suite une facture pour solder votre séjour et probablement d’autres informations (sur votre séjour ou votre colo…).


Questions/réponses

«Les dates butoirs sont trop courtes » : elles sont faites pour que vous vous inscriviez au plus vite et surtout pour que vous ayez une réponse rapide à votre demande.

« Pourquoi c’est mieux de déposer le dossier en temps et en heure ? » : Nous devons rétrocéder les réservations aux prestataire après la commission. Nous ne sommes donc plus certains d’avoir encore des places une fois ces réservations rendues.

« La date butoir est dépassée est-ce-que je peux encore m’inscrire ? » : Oui mais appelez avant de constituer votre dossier. Une fois que la commission a placé les demandeurs, il peut rester des places et il est encore possible de s’inscrire en fonction des places disponibles et du budget des secteurs d’activités (séjours, jeunesse, culture, voile, c’est rarement vrai pour les voyages). Se rapprocher au plus vite des personnes en charge du suivi de vos demandes.

«Je travaille au MAA, je souhaite partir avec (mes beaux parents, un-e- ami-e) en location en séjour est ce possible ? » : Vos beaux parents, un-e- ami-e …. sont considéré-e-s comme des personnes extérieures, mais si au moment de la commission et même après, la place est libre, votre dossier sera recevable. Sur le centre de Megève, c’est possible et par ailleurs un tarif extérieur est affiché pour tous les sites.

« Après la date butoir est ce que je peux m’inscrire à Malbuisson, Orcières, Alpes d’Huez, Megève, Mimizan. Gassin, et Puget ? » : Oui appelez-nous, c’est l’Asma qui gère ces sites, vous aurez rapidement une réponse sur les disponibilités et nous gardons une part de budget pour que les agents du MAA occupent ces sites.
Si c’est libre et si la réponse est positive vous constituerez votre dossier.

« Nous ne sommes pas informés assez vite » : en principe la semaine qui suit la commission, c’est à dire 8 à 10 jours après la date butoir vous devriez avoir une réponse de l’Asma. Si ce n’est pas le cas, ne pas hésiter à revenir auprès de la personne en charge de votre dossier, les numéros de téléphone et les courriels se trouvent sur le catalogue.

« Je n’ai pas été retenu sur mon premier choix » : nous n’avons pas pu vous retenir en fonction des critères, en fonction du manque de place, vous êtes peut être déjà parti sur ce site et donc nos critères ne permettent pas de retenir votre demande. Ne pas hésiter à demander une explication si besoin.

« Je n’ai fait qu’un seul choix, mais y a-t-il de la place ailleurs ? » : Vous pouvez appeler la personne en charge de votre demande elle pourra vous orienter sur d’autres possibilités.

« Je travaille au MAA, mais je voudrais inscrire mon enfant en colo à Mimizan, mais il veut partir avec un copain-e, avec sa cousin-e…. est ce possible ? » : Oui c’est possible, mais attention il ne faut pas attendre la dernière limite. Priorité est donnée aux enfants du MAA bien entendu.

Le mieux est bien évidemment de respecter les délais des dates butoirs c’est l’assurance que votre dossier aura une réponse 8 à 10 jours après la date butoir.

Après, ne pas hésiter à prendre contact, pour toutes vos questions et interrogations.

 

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